Las 6 claves para gestionar un equipo remoto feliz y eficiente

Ante la situación actual del confinamiento por el coronavirus, muchas personas y empresas han necesitado digitalizarse a toda velocidad.

¿Te ha ocurrido con tu empresa? Si tu experiencia hasta ahora es que trabajar online dificulta tu trabajo como líder con tu equipo, tal vez sea porque no has probado algunos trucos prácticos para manejar un equipo remoto feliz y eficiente. ¡Se puede conseguir y te sorprenderá de cómo aumenta su rendimiento y cohesión!

• Apóyate en la tecnología.

Google puede ser tu gran aliado en estos momentos del COVID-19, porque tiene dos herramientas clave para trabajar online de forma eficiente. 

Por un lado tienes Google Drive, donde puedes crear y compartir documentos tipo Word, Excel y Power Point con tu equipo. Lo mejor de todo es que si estáis en videoconferencia mirando todos el mismo documento, se actualiza en tiempo real cuando cualquiera escribe.

Otra gran herramienta para trabajar en equipo de forma coordinada es Google Calendar. Si le sabes sacar partido, es extraordinariamente potente. Aparte de poderte avisar de cualquier reunión o tarea en el móvil o por e-mail cuando quieras, tiene mucho más. Puedes crear calendarios por temas o departamentos de la empresa, puedes marcar con diferentes colores las tareas según si es una reunión, una entrega de un informe, etc.

También hay otros equipos de trabajo que prefieren herramientas para integrar documentos, tareas y proyectos en una sola interfaz de usuario. Algunas de las más populares son Slack, Trello o AirTable. Son muy intuitivas y poderosas para manejar un equipo remoto con éxito, y muchas de ellas se integran unas con otras, o con un sistema ERP de tu empresa, por ejemplo. 

• Vigila con los grupos de Whatsapp.

Sí, Whatsapp es apasionante y también puede ser un peligro para la productividad. Puede comenzar por ser un espacio de cohesión de equipo, y acabar por ser un dolor de cabeza y causa de distracción. Ten en cuenta que si tu equipo de trabajo entra a ver tus Whatsapps por esa vía, también verá cualquier otro mensaje personal de otros grupos y de amigos que le lleguen. Así, no ayudarás en absoluto a que se concentre tu gente. 

Teletrabajar requiere disciplina, así que más vale que acostumbres a tu equipo a funcionar por e-mail, y a apuntar su listado de temas pendientes para cada reunión periódica. Las constantes interrupciones no solo dificultan el rendimiento, sino que también tienen un impacto muy negativo en el bienestar de las personas.

• Establece un protocolo de funcionamiento.

Nada hay más fascinante que las apps de productividad como Slack o Trello, pero ojo porque pueden acabar por ser todo lo contrario. Lo importante es tener claros unos protocolos de comunicación y de funcionamiento. Más vale invertir un tiempo extra al principio para coordinar bien todo, porque se ahorrarán horas y problemas en el medio y largo plazo.

Por ejemplo, puedes establecer que solamente haréis llamadas o reuniones online por las tardes, para dejar siempre las mañanas libres para trabajar concentrados. 

También podéis establecer un protocolo para emergencias, por ejemplo: ‘nunca llamaremos por teléfono, sino siempre por Skype o enviaremos un e-mail, a no ser que haya algo muy urgente’.

Por otro lado, todas aquellas acciones que se repitan a menudo, se pueden implantar estándares para ganar tiempo. Por ejemplo, se pueden crear plantillas compartidas que siempre se utilicen para enviar determinados e-mails. También se puede crear una carpeta compartida con material y documentación, para evitar mensajes e interrupciones innecesarios solicitando ese tipo de cosas.

• Asigna roles y plazos claros, y haz seguimiento.

Es fundamental que cada persona tenga muy claro qué tiene qué hacer, en qué plazos y demás. Las responsabilidades tienen que estar claras en un documento o app compartida, así como los plazos de cada tarea y proyecto, y un estatus con los avances. Se puede hacer mediante un documento compartido de Google Sheets o con cualquier herramienta como AirTable. 

Algunos de los puntos que debería tener claro todo el mundo después de cada reunión:

• Mi/s principal/es objetivo/s.
• Tareas que tengo que hacer.
• Fechas límite.
• A quién debo reportar.
• A quién puedo pedir documentación, acceso u otros.

La clave es que cada reunión sea un punto de conexión entre los avances hechos y los avances próximos, y donde además se puedan resolver dudas anotadas no urgentes.

• Motiva a tu equipo para que trabaje feliz.

El teletrabajo requiere disciplina y también tiene cierto desgaste si no se gestiona bien. Por eso, como líder puedes ser clave para que el equipo funcione bien de forma remota. De nada servirá que tengan un gran rendimiento la primera semana, si después acaban quemados. 

Por eso, haz algunas prácticas positivas para incentivar su entusiasmo en el día a día.

• Puedes dedicar 5 minutos al principio de cada reunión online para preguntar cómo están y conectar un poco con ellos personalmente.
• Crea un lema de equipo que vayáis repitiendo, e incluso un nombre del equipo: es una excelente forma de motivar y generar sentimiento de pertenencia.
• Asegúrate de que trabajan unas horas y también pueden conciliar con ocio y familia, y un buen descanso.
• Da reconocimiento a tu gente cuando hagan un buen trabajo, tanto personalmente como dentro de las reuniones grupales.
• Celebra los cumpleaños, los grandes logros y demás con algo especial que no suponga mucho coste ni tiempo, pero sí alegría compartida.

Piensa en tu equipo como en un gran equipo de fútbol profesional. Aunque tengas a estrellas como Messi o Cristiano Ronaldo, de nada servirá si fallas como manager o coach. Necesitan a un líder inspirador, que les ilusione y también les rete a dar lo mejor.

• Invierte en lo que importa.

Si bien es cierto que el trabajo remoto supone costes más baratos para la empresa, también a menudo ahorrar en electricidad, alquiler y demás puede acabar por salirte muy caro si tu equipo está trabajando en malas condiciones. 

No podrás decidir cómo se organiza en casa, pero puedes influir e intentar pedir el máximo compromiso posible. Solicita que dentro de lo posible reserven una sala aparte para las sesiones online, de manera que se pueda crear un entorno de silencio sin niños corriendo por todas partes o mascotas.

Otro punto importante es tener claro qué equipo de trabajo tiene cada miembro de tu equipo: si cuentan con un ordenador suficientemente potente, si tienen buena conexión a Internet, una cámara, un micro, una silla adecuada para trabajar… 

No podrás influir en ello de forma directa, pero sí puedes aconsejar y tomar nota, para considerar este aspecto a la hora de maximizar resultados. Incluso en ciertos casos es posible que te compense invertir en regalar materiales para tus trabajadores, si fuera necesario. 

Conclusión.

Como ves, manejar un equipo remoto puede ser un gran reto, pero también hoy en día con toda la tecnología es más fácil que nunca. Vale la pena contar con buenas herramientas de software, marcar unos buenos protocolos de funcionamiento y tener al equipo motivado y cohesionado.

¡Mucha suerte y éxito en tu tele-gestión de equipos!